Остава ли в историята използването на хартиената трудовата книжка?
28 август 2024
В днешната ни публикация ще отделим специално внимание на промените, свързани с използването на трудовата книжка – хартиен документ, който почти всеки един гражданин на нашата страна притежава или е виждал. Но преди да пристъпим към същността на тези промени, нека да обърнем специално внимание на това какво представлява „трудовата книжка“ и за какво се използва тя към настоящия момент.
Края на 1993 г. с Постановление на Министерски съвет е приета Наредба за трудовата книжка и трудовия стаж. В тази наредба се съдържа информация за същността на трудовата книжка, начина и на използване и съхраняване, както и по какъв начин се изчислява трудов стаж. Трудовата книжка се издава по утвърден образец. Тя е официален документ за България, който удостоверява трудовата дейност и осигурителния стаж на всяко лице, упражняващо труд по силата на договор съгласно Кодекса на труда. Служител или работник, който постъпва на работа по трудов договор, е задължен да представи трудовата си книжка пред своя бъдещ работодател. Изключение правят само лицата, които до този момент не са сключвали такива договори. За тях трудова книжка се издава от работодателя, при който постъпват на работа за първи път. Трудовата книжка играе ключова роля при пенсионирането, защото единствено в нея се съдържа информация за общия брой на годините трудов (респ. осигурителен) стаж. Едно от условията за придобиване право на пенсия за гражданите на страната ни е да бъде изпълнено условието за минимален осигурителен стаж. Трудовата книжка е не само инструмент за проследяване на трудовия стаж, но и важен документ за защита на трудовите права на работниците. Всяка трудова книжка притежава уникален номер и серия, който е отбелязан на страница първа и се повтаря през няколко страници до изчерпването им.
В нея се съдържа следната информация:
- Лични данни на нейния ползвател – три имена, ЕГН, адрес и други;
- Данни за работодателите и за възникналите трудови правоотношения – наименование на работодателя, обект на месторабота, заемана длъжност, основно възнаграждение, дата на сключване и прекратяване на трудов договор и други;
- Данни за промяна на съществуващо трудово правоотношение, както и основание за прекратяването му;
- Информация за осигурителен и трудов стаж – това обстоятелство се отразява в трудовата книжка при прекратяване на трудово правоотношение;
- Време, което не се признава като трудов стаж;
- Изплатени обезщетения след прекратяване на дадено трудово правоотношение и информация за запорни съобщения и наложени запори на лицето.
С напредването на дигитализацията във всяка една сфера на дейност, в последните няколко години се разработваха промени, свързани с използването на хартиената трудова книжка. Тези промени бяха обсъдени и на четвъртата открита национална среща в помощ на счетоводителите под наслов „Среща с институциите“, проведена през ноември месец 2023 г. Тогава за първи път на тази среща, част от която беше и нашия екип, се заговори за въвеждането на регистър на заетостта и единен електронен трудов запис.
На 29.07.2024 г. с Постановление № 267 на Министерски съвет беше приета Наредбата за вписване в регистъра на заетостта. Тази наредба определя какъв е срока, начина и реда за вписването в регистъра на заетостта, както и условията и реда за достъп до данните в този регистър. Кодекса на труда (КТ) също претърпя промени по отношение на въвеждането на електронно досие на служителите и в тази връзка Глава седемнадесета от него вече носи заглавието „Регистър на заетостта, единен електронен трудов запис и трудов стаж“
Каква ще бъде ролята на регистъра на заетостта?
В чл.347 от КТ се съдържа информация за въвеждането на регистъра. Задължение да създава и поддържа този регистър има Национална Агенция по приходите. В него ще се съхранява информация за единните електронни трудови записи на работниците или служителите, както и държавните служители, определени съгласно Закона за държавния служител. Достъп до този регистър ще се осъществява през портала на НАП чрез електронните им услуги. Безвъзмезден достъп ще бъде осигурен на граждани и работодатели и във всяко едно от поделенията на НАП. Националния статистически институт (НСИ) ще има право на достъп до данните на регистъра с цел публикуване на статистическа информация относно заетостта. Обработването и съхраняването на личните данни в регистъра на заетостта ще се осъществява съгласно Закона за защита на личните данни.
Въвеждането на електронния регистър цели създаването на електронни трудови досиета на служители и работници. По този начин ще се създаде централизирана информационна система за трудов и осигурителен стаж, която ще бъде достъпна онлайн по всяко време и място.
Какво ще представлява по своята същност единния електронен трудов запис (ЕЕТЗ)?
Единния електронен трудов запис е документ в електронен вид, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. Класифицира се като удостоверителен електронен документ. Всеки работник или служител ще има право на достъп до своя ЕЕТЗ. Достъп за лицата, ненавършили 18 години, се осъществява чрез техните родители, настойници или попечители. Съдържанието на информацията в този ЕЕТЗ частично покрива тази, която се вписва в хартиената трудова книжка, а именно:
- Имена на служителя или работника;
- Личен идентификационен номер – ЕГН, ЛНЧ или Служебен номер от НАП;
- Наименование и идентификатор (ЕИК или Служебен номер) на работодателя;
- Основание на трудовия договор, дата на сключването му, датата на постъпване на служителя, дата на допълнителни споразумения, дата и основание за прекратяването му;
- Основно трудово възнаграждение, код на заеманата длъжност, адрес на обекта на месторабота, продължителност на работното време и други.
Направените промени влизат в сила от 01.06.2025 г., като е предвиден и период на адаптация. Този период на адаптация е една година – периода от 01.06.2025 до 01.06.2026 година. Трудова книжка, издадена преди 01.06.2025 г., остава единствения удостоверителен документ на факти и обстоятелства, свързани с трудовата заетост на лицата. При прекратяване на трудови правоотношения в периода след 01.06.2025 го до 01.06.2026 г. работодателите ще оформят трудовите книжки на работници или служители по стандартната процедура – с вписване на текст относно продължителността на трудовия стаж, подпис от управител и счетоводител и печат на работодателя.
Създаването на ЕЕТЗ е концепция, свързана с дигитализацията на трудовите отношения в България. Тази промяна е част от усилията на държавата за модернизиране и опростяване на процесите, свързани с прекратяване на трудовите правоотношения между служител и работодател.
Като основни предимства на въвеждането на тази електронна система може да определим следните:
- Улеснен достъп до информация – работници и служители ще имат бърз и лесен достъп до своите трудови данни онлайн, без да се налага да се попълват физически документи на хартиен носител. Това от своя страна пести време и средства както на тях, така и на техните работодатели;
- Сигурност и надеждност на данните – електронното досие на служителите гарантира сигурност и защита на личните им данни. По този начин се предотвратява възможността от загуба на важна информацията, за разлика от трудовата книжка, която може да бъде открадната или изгубена;
- Автоматизация и намаляване на административната тежест – процесите, свързани с въвеждането и актуализирането на информация за трудовата заетост, ще бъдат изцяло автоматизирани. Така ще се намали времето и усилията на работодателите за поддържане на трудовите досиета на техните служители и ще им позволи да се съсредоточат върху основната си бизнес дейност;
- Елиминиране на възможност за грешки – с въвеждането на електронно досие на служителите се свежда до минимум възможността за допускане на грешки при попълване на хартиената трудова книжка;
- Улеснен достъп при кандидатстване за нова работа – използвайки своето електронно досие, работниците ще могат лесно да предоставят доказателства за своя трудов стаж и опит чрез електронния запис, без да се налага да предоставят физически документи.
В заключение може да обобщим, че традиционната хартиена трудова книжка постепенно ще остане в историята. Тя е имала дългогодишно значение в българското трудово право като основен документ за удостоверяване на трудовия стаж на работници и служители. Въвеждането на електронния трудов запис бележи края на тази ера и началото на нова, дигитална епоха в управлението на трудовите процеси.
Ние сме DIVE Accounting, екип от професионалисти в областта на счетоводните услуги, данъчното и осигурителното законодателство. Стараем се да ви запознаваме навреме с новостите в законите, за нас е важно да бъдем от полза! Може да заявите час за безплатна консултация по възникнал казус или да получите нужната информация по един от следните начини – чрез телефонно обаждане на телефон 0888 815 111, директно писмено запитване на e-mail или чрез формата ни за контакт през сайта. За повече информация ни последвайте във Facebook на Facebook страницата ни.
Очакваме Ви!